Algemene privacyverklaring van Step by Step vzw

Step by Step vzw hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en het respecteren van je privacy.

In deze privacyverklaring krijg je heldere en transparante informatie over welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe wij daarmee omgaan. We doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Step by Step vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Als Step by Step vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Dat gebeurt in het kader van ons ledenbeheer, voor de organisatie van onze activiteiten en om je te informeren en op de hoogte te houden over onze activiteiten.

Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring of in algemene zin vragen hebt of contact wil opnemen, kan dit via

Step by Step vzw

info@stepxstep.be

Waarom verzamelen en verwerken we jouw persoonsgegevens?

Step by Step vzw verwerkt persoonsgegevens van leden voor de volgende doeleinden:

• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Step by Step vzw
• Om leden te kunnen informeren over (werking van) onze groep (via nieuwsbrieven, uitnodigingen…).
• Om leden te kunnen verzekeren tijdens activiteiten van de groep.
• Voor archiefdoeleinden.
• Om onze website te illustreren met fotomateriaal.

Voor deze bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens opvragen:

• Persoonlijke gegevens van het lid: naam, voornaam.
• Contactgegevens: adres(sen), telefoonnummer(s), mailadres(sen).
• Persoonlijke kenmerken: geboortedatum.
• Contactgegevens van een derde persoon om hen te bereiken in geval van nood.

Step by Step vzw verwerkt persoonsgegevens van leden voor de volgende doeleinden:

• Om aan te sluiten bij Step by Step vzw.
• Om de leden te kunnen laten verzekeren.
• Voor archiefdoeleinden.
• Om leden te informeren over onze werking en voor het versturen van informatie over onze activiteiten via nieuwsbrieven, uitnodigingen.

Doorgeven van mijn gegevens aan derden

De gegevens die je aan ons bezorgt, kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden of omwille van wettelijke verplichtingen.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• de hosting van onze website.

Wij laten nooit persoonsgegevens verwerken door derden als we geen verwerkersovereenkomst met hen afgesloten hebben. Met die partijen maken we uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

We verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die buiten de EU gevestigd zijn.

Bewaartermijn van gegevens

Step by Step vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze ons bezorgd zijn of dan wettelijk vereist is.

• Medische fiches worden jaarlijks vernietigd en worden niet gedigitaliseerd. De bewaartermijn hiervan is dus 1 jaar.
• Ledenlijsten worden 2 x per jaar geüpdatet, gegevens van leden die zich niet meer aansluiten worden na 2 jaar verwijderd. (Op die manier kunnen we jou nog bij uitzonderlijke momenten of voor speciale gelegenheden uitnodigen in het jaar na jouw lidmaatschap in onze groep).
• Een aantal gegevens houden we bij voor onbepaalde duur om je bv. te kunnen uitnodigen voor een feest. We zullen je gegevens natuurlijk na je lidmaatschap niet zomaar blijven gebruiken om je over alles over onze werking te informeren.

Step by Step vzw heeft verschillende veiligheidsmaatregelen genomen om te voorkomen dat jouw persoonlijke gegevens verloren gaan, onrechtmatig gebruikt worden of door anderen gewijzigd worden.

Beveiliging van mijn gegevens

We hebben passende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

• Voor de ledenadministratie stelt Step by Step vzw een online groepsregistratiesysteem ter beschikking (www.stepxstep.be). Toegang tot dat portaal wordt verleend op basis van een persoonlijke login én specifieke gebruikersrechten. Iedereen met zo’n login draagt er zorg voor dat niemand die kan misbruiken om onrechtmatig toegang te krijgen.
• Iedereen die namens Step by Step vzw aan de ledenadministratie kan, houdt zich aan de afspraken die daarover gemaakt zijn binnen de leidingploeg.
• Gegevens die op papier bijgehouden worden, zoals de medische fiches, houden we bij in een aparte map waar enkel de bevoegde leiding toegang toe heeft. Deze gegevens worden jaarlijks vernietigd of bij het einde van het lidmaatschap van een lid.
• Als we bepaalde gegevens digitaal opslaan, bijvoorbeeld in de vorm van een leden- of deelnemerslijst, dan gebeurt dat altijd op zo’n manier dat enkel bevoegde personen er toegang toe kunnen krijgen.

Hoe kan je jouw gegevens inkijken, aanpassen of laten verwijderen?

• Je hebt recht om gegevens in te kijken die op jou betrekking hebben.
• Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
• Je hebt het recht op gegevensverwijdering van de persoonsgegevens welke wij van jou ontvangen hebben.

Je kan hiervoor contact opnemen met Step by Step vzw via de vermelde contactgegevens.

Wat als ik toch klachten heb?

Indien je een klacht hebt kan je steeds contact op nemen met de vermelde contactgegevens.

Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (commission@privacycommission.be). We hopen natuurlijk steeds dat eventuele problemen binnen de groep kunnen besproken en opgelost worden.

Wijzigingen aan de privacyverklaring  

Step by Step vzw, kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.